Classer, trier, archiver

Voilà bien des verbes que beaucoup souhaiteraient ne pas avoir à conjuguer !

    Voilà bien des verbes que beaucoup souhaiteraient ne pas avoir à conjuguer !

    L’informatique a été de ce point de vue un leurre : nous pensions que l’arrivé de l’informatique allait soulager ces tâches souvent jugées ingrates et peu valorisantes. Fatal error !
    Les documents produits ou émis aujourd’hui par un organisme sont en volume, en augmentation constante. L’informatique a eu pour conséquence une inflation de la production de la masse papier, et non l’inverse, comme cela était prévu.

    Par ailleurs, les sources d’information se sont multipliés et les informations nous arrivent en plus sous plusieurs formes : papier (encore), courriel, fax, mais aussi Cd-rom, sms et pourquoi pas twits.

    Plus que jamais le traitement des documents est vital pour la bonne marche d’une administration, d’une entreprise. La raréfaction des postes de secrétariat rend chacun responsable de la gestion de ses propres archives.
    Et que l’on s’entende bien, une archive n’est pas un document du XIXème siècle réservé à des chercheurs et des historiens.

    Les archives numériques sont soumises au même régime que toutes les autres archives. En effet, le Code du patrimoine entend par archives « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (art. L211-1).

    Depuis plus d’une décennie, l’administration française s’est modernisée en exploitant les technologies de l’information et de la communication : c’est l’e-administration. Les déclarations aux divers organismes de tutelle ont ainsi été dématérialisées dans un souci de gain d’efficacité, d’économie et d’amélioration du service rendu aux usagers. De fait, l’Etat et les collectivités produisent depuis une masse considérable d’archives numériques et mettent en place progressivement la signature électronique.

    Les entreprises de droit privé ont-elles aussi adopté l’e-organisation : facture, convention, contrat, courriers, rapports … sont envoyés aujourd’hui seulement sous forme de fichiers, PdF en particulier. Elles sauvegardent leurs archives sous forme de Cd-rom, de cassettes et utilisent de plus en plus la GED (Gestion Electronique des Documents). Une révolution se met lentement en marche.

    Il est nécessaire dans un service de créer et gérer un système de classement, conçu de la production ou la réception d’un document – quelle que soit sa forme - à la phase d’archivage :
    -  Phase 1 : conception du document/ réception du document
    -  Phase 2 : classement dans le service :
    garder, éliminer ?
    -  Phase 3 : archivage dans le service :
    garder, éliminer ?
    -  Phase 4 : archivage au niveau de l’organisme (service d’archives centralisées).

    Alors comment faire de l’archivage sans être archiviste ?

    La formation sur 2 jours que nous avons conçu aborde l’ensemble des problématiques liées à la gestion des documents et propose des outils simples de mise en œuvre. Notre expertise dans ce domaine est importante et nous permet de répondre à des questionnements propres à chaque type d’organisation.

    Voir notre programme de formation : Trier, classer, archiver …